Las funciones de almacén

Que el almacén es el lugar donde gestionamos las mercancías y los materiales no es un secreto para nadie. Ese sigue siendo su principal papel. Sin embargo, ¿qué dirías si te contamos que las funciones del almacén no se reducen a esto?

¿Qué se hace en el área de almacén?

Los trabajadores que desarrollan sus funciones en el área de almacén llevan a cabo una variedad de tareas. En ocasiones, se trata de puestos que van alternando actividades, aunque también hay profesionales especializados que prestan sus servicios en este importante área logística, como los operarios de carretilla elevadora, por ejemplo.

Entre las tareas que se llevan a cabo por parte de los trabajadores de almacén se encuentran las siguientes:

Recepción, clasificación y almacenamiento de artículos en instalaciones de almacén:

Verificación de la lista de artículos entrantes incluyendo descripciones de su contenido, peso, volumen y valor para planificar los procedimientos de almacenamiento
Recepción de productos y verificación de que todos los artículos en la lista estén contabilizados.
Inspección de todos los elementos para garantizar su calidad y buen estado y comprobar que no se produjeron daños durante el transporte.
Elaboración de informe de daños en artículos dirigido a los supervisores y clientes.
Actualización de los registros del almacén para incluir los artículos entrantes.
Almacenamiento de artículos utilizando maquinaria especializada.
Mantenimiento de un registro de la ubicación precisa donde se almacena cada elemento para luego asegurar una recuperación rápida y fácil.

Comunicación con clientes y proveedores para hablar del estado de los artículos:

Notificar a los clientes cuando sus artículos han sido recibidos y almacenados.
informar a los clientes sobre las políticas de instalación de almacenamiento y los costes de almacenamiento.
Atender a los clientes cuando necesitan recuperar elementos de la instalación.

Recuperar artículos que los clientes requieren:

Verificar la identidad del cliente y la disponibilidad de los artículos que requieren.
Cumplimentar la documentación necesaria, incluyendo ubicaciones y cantidades específicas.
Recuperar artículos según las instrucciones y prepararlos para el envío.
Completar el papeleo necesario para que los clientes sepan que sus artículos han sido enviados o hacer que los clientes firmen un formulario reconociendo que se les ha entregado el artículo.

Mantener las instalaciones de almacenamiento limpias y funcionando en condiciones adecuadas:

Inspeccionar la maquinaria especializada y verificar su funcionalidad.
Reportar mal funcionamiento de maquinaria.
Verificar el estado de los artículos que requieren condiciones especiales de almacenamiento (por ejemplo, artículos refrigerados o frágiles).

¿Qué es la logística de almacén?

Para definir la logística del almacén, primero debemos entender el significado de la logística en sí, que podría definirse como la planificación detallada, la organización, la administración y la implementación de operaciones complejas. En muchas industrias, incluido el almacenamiento, la logística también se extiende al flujo de bienes físicos e información.

La logística de almacén, por lo tanto, abarca todos los variados y complejos factores (organización, movimientos y administración) involucrados en el almacenamiento. Esto incluye el flujo (envío y recepción) del inventario físico, así como el de productos más abstractos, incluida la información y el tiempo. La logística del almacén también puede extenderse a cualquier aspecto relacionado con este área, desde el control de plagas en el almacén, el manejo de mercancías dañadas, las políticas de seguridad, la gestión de recursos humanos y la devolución de los clientes.

En otras palabras, la logística del almacén involucra todas las políticas, procedimientos y herramientas de organización necesarias para que sus operaciones de almacén funcionen sin problemas.

Otras funciones del almacén que seguro desconocías

Almacenar no es simplemente acumular. Los materiales, los productos, los artículos prestos a salir a la venta y las mercancías en general no pueden mantenerse allí de cualquier manera. Hacen falta, para ello, planes estructurados de almacenamiento.

Pero claro, no todas las empresas almacenan de la misma manera ni establecen las mismas prioridades. De ahí que el almacén como lugar de operaciones no sólo cumpla la función a la que ya nos hemos referido, sino también otras como:

Recepción de mercancías:

En este caso, el objetivo no es tanto almacenar como sí recibir la mercancía que llega proveniente de distribuidores, proveedores y similares. Los encargados del área de operaciones se centran en verificar el estado de los productos o materiales que tienen dicho origen y comprobar que los mismos coincidan con los que figuran en los registros, listados y documentos. Durante este proceso también se analizan la calidad de los artículos y la cantidad de los mismos.

Gestión y control de existencias:

Cuando se usa de este modo, los responsables del almacén se encargan de gestionar la cantidad de cada producto o artículo y de llevar el control de la frecuencia con la que se solicita cada pedido. A veces dichos pedidos responden a lógicas estables, pero otras veces obedecen a ciclos del mercado.

Almacenamiento:

Es la función por excelencia de los almacenes: consiste en ubicar las mercancías en zonas idóneas que favorezcan su distribución y el acceso a las mismas. Esta función se realiza a través de medios fijos como estanterías mecánicas, depósitos, soportes, instalaciones y medios de transporte interno como carretillas, elevadores o cintas.

Conservación y mantenimiento:

En este caso la gestión se limita a mantener la mercancía almacenada para que se conserve en perfecto estado, generalmente antes de salir al mercado. Esta función supone la aplicación de medidas contempladas en las legislaciones vigentes sobre higiene, seguridad, las normas especiales para el almacenamiento y el cuidado de cada producto. Un ejemplo de esto último lo vemos en la legislación específica para mercancías peligrosas establecidas por la Unión Europea y a la que deben acogerse los Estados que formen parte de este bloque económico.

Recuerda, además, que las funciones del almacén también pueden variar según el tipo de lugar del que se trate y de sus características: el grado de automatización, la función logística, la actividad de la empresa, la estructura y la titularidad o propiedad.

*Referencia: EAE Business School (¿Conoces las principales funciones del almacén? | EAE)